Tarjouspyynnön suunnittelu ja teko
Palveluhankinnan tarjouspyynnön suunnittelu ja teko alkaa hankintatarpeen
synnyn jälkeen. Kun tarjouspyyntöä ryhdytään suunnittelemaan,
ensimmäiseksi tulee saada kokonaiskuva siitä, mitä ollaan ostamassa:
- mitä palvelu sisältää ja millaisia ominaisuuksia hankittavassa
palvelussa halutaan olevan
- kuinka suuri on hankittavan palvelun määrä
- palveluun käytettävissä olevat varat
- palvelun saavien asiakkaiden tarpeet, odotukset ja mahdollisesti maksukyky
- palvelun asiakastarpeen mukainen laatutaso.
Tarjouspyyntö on hankinnan tärkein asiakirja. Sen tekemiseen tulee varata
aikaa. Tarjouspyynnön tekijällä tulee olla sekä hankinta- että
substanssiosaamista tai tarjouspyyntö tulee koostaa isomman ryhmän
yhteistyönä. Tarjouspyyntöön määritetään:
- mikä on hankinnan kohde eli mitä ollaan ostamassa (tilaajan tuotteistus)
- kuinka paljon palvelua ostetaan ja mille ajanjaksolle (+mahdollinen optio)
- asiakasryhmät, kelle ostetaan
- mitkä kustannukset ovat tuottajan ja mitkä tilaajan vastuulla
- tarjoajien kelpoisuusvaatimukset
- tarjouksien kelpoisuusvaatimukset
- tarjousten vertailukriteerit ja niiden painoarvot
- tarjousten tekoon vaikuttavat sopimusehdot
- muut tarjoajien tietoon saatettavat asiat, kuten tarjousten jättämiseen
liittyvät ehdot.
Lisätietoa ja esimerkkejä löytyy Kilpanetin tarjouspyyntömalleista.
Tarjouspyyntöprosessin
ajoitussuunnittelussa tulee huomioida hankintalainsäädännön mukaiset
määräajat. Yrittäjällä tulee olla hankintaan nähden riittävä aika
tehdä tarjous.