Arviointityökalu

Arviointityökalun avulla työskentely tuottaa realistisen kuvan kunnan palvelujen järjestämisen ja kilpailuttamisosaamisen tilasta. Työkalun avulla kunta mm. etsii kullekin palvelulle sopivimmat järjestämistavat, luo palvelustrategian ja kilpailuttamisen pelisäännöt, tarkistaa kilpailuttamisen mahdollisuudet ja osaamisen tason. Työkalu auttaa myös oman tuotannon tuotteistamisessa ja kustannuslaskennassa, joka mahdollistaa vertailun ulkopuolisiin palvelutuottajiin. Se tuo myös apua lisääntyvien ostosopimusten hallintaan ja kokonaiskuvan saamiseen taloussuunnittelun avuksi.

Työkalun käytön kuvaus

 

Työkalu koostuu seuraavantyyppisistä kysymyksistä:

 

Onko toimintaympäristön muutokset arvioitu ja kuinka ne tulevat vaikuttamaan palvelujen järjestämiseen? 

Onko palvelujen järjestämistapoja tarkasteltu systemaattisesti tavoitteena löytää kullekin palvelulle paras järjestämisratkaisu? 

Onko palvelustrategia tehty ja sisältääkö se selkeät linjat palvelujen järjestämiseksi? 

Työkalun käyttö: 

• Työkalu käydään läpi kysymys kysymykseltä (esim. johtoryhmän jäsenet miettivät ensin itsenäisesti, mitä kysymyksiin vastaisivat ja sitten muodostetaan yhteinen kanta kokoustyöskentelynä työkalun avulla). 
• Kysymyksittäin priorisoidaan ensin kysymyksen ajankohtaisuus asteikolla "Priorisointi: 0=ei ajankohtainen, 1=kohtalaisen ajankohtainen, 2=erittäin ajankohtainen".
• Samoin määritetään "Toiminnan nykyinen taso: 0=huono, 1=tyydyttävä, 2=hyvä".
• Vastausten perusteella tehdään johtopäätökset siitä, onko asia

• Ajankohtainen, mutta nykyisen toiminnan taso on hyvä, jolloin toimenpiteisiin ei tarvitse ryhtyä.
• Ajankohtainen, mutta toiminnan taso on huono, jolloin työkaluun kirjataan kehitystoimenpiteet, aikataulu ja vastuut.
• Kohtalaisen ajankohtainen ja toiminnan taso on tyydyttävä: tarkastetaan kokonaisuus; mikäli resursseja riittää tai kiireellisempää kehittämistä ei ole, ko. arvosanoja saaneita aihealueita kehitetään eteenpäin.

• Toimenpiteitä suoritetaan sovitussa aikataulussa aloittaen työkalussa tärkeimmiksi priorisoiduista aihealueista. Toimenpiteiden suorittamisen avuksi työkalussa on taustatauluja, joilla analysoidaan toimintaympäristöä, valitaan kullekin palvelulle paras järjestämistapa, tehdään palvelustrategia jne.
• Toiminnan kehittäminen vie aikaa eikä kaikkeen kehitystyöhön pystytä eikä pidäkään ryhtyä samanaikaisesti. Työkalun käytöstä tulee sopia, päivitetäänkö sitä aina tarpeen mukaan (vastuuhenkilöt nimettävä) tai päivitetäänkö siihen esim. vuosittain talousarvioprosessin yhteydessä, mitä toimenpiteitä on suoritettu ja mitä seuraavaksi suoritetaan. Kun ensimmäisenä vuonna asetetut kiireellisimmät tavoitteet on saavutettu, voidaan seuraavana vuonna priorisoida lisää kehityskohteita. Myös vahvuuksien jatkuva kehittäminen on tärkeää.
• Työkalua voidaan käyttää poliittiseen johtoon päin joko yhdessä työskentelyn välineenä tai asioiden esittelyvälineenä.
• Työkaluun kerääntyvä tieto (esim. kuinka paljon kunkin palvelun tuotannosta ostetaan yrityksiltä, hyvät ja huonot kokemukset kilpailuttamisesta) edesauttavat toimintaa jatkossa. Työkalun avulla tieto ja osaaminen siirtyy henkilöltä toiselle, kun kaikki työkalun käyttäjät näkevät sekä itsensä että kollegoidensa syöttämät tiedot.
• Kunkin kunnan työkaluun syöttämät tiedot ovat nähtävillä vain ko. kunnalle itselleen.

Työkalun hinta

Peruspaketti:

• työkalun käytön valmennus johtoryhmälle
• valmennus sisältää 2 kpl työkalun käytön valmennustilaisuuksia + käyttöoikeuden työkaluun
• työkalu jää johtoryhmän jatkuvaan käyttöön itsearviointityökaluksi
• valmennustilaisuuksien ja käyttöoikeuden hinta on yhteensä 4 000 euroa + alv + konsultin matkakulut
• valmennustilaisuuksien lisäksi tietoteknisen ylläpidon + tuen vuosimaksu on porrastetusti kunnan koon mukaan 1 000 – 2 000 euroa/vuosi + alv
• peruspaketin hinta on johtoryhmäkohtainen. Mikäli työkalu halutaan käyttöön esim. kunnan johtoryhmälle ja kahden toimialan johtoryhmille, peruspaketteja tulee ostaa 3 kpl

Konsultointipaketti:

• sisältäen 5-8 kpl työkokouksia, joissa analysoidaan palvelujen järjestämisen tila ja tehdään kehittämissuunnitelmat
• kunta ei käytä itse aktiivisesti työkalua vaan itsearviointi tehdään konsultin avustuksella johtoryhmätyöskentelynä (kunnan johtoryhmä tai toimialan johtoryhmä)
• hinta 1 000 euroa/tapaaminen + alv + konsultin matkakulut
• mahdollisuus tilata lisäksi vuosittainen seurantapäivä 900 euroa + alv + konsultin matkakulut
• mikäli kunnalle jää analyysin tuloksena käyttöön esim. ostosopimusten hallinnointitaulukko tai muu Kilpanetin osa, ylläpidon vuosimaksusta sovitaan erikseen

Seudullisesti hinnat neuvotellaan tapauskohtaisesti.